Управляем временем

Время - категория совершенно не эластичная. И зачастую мы планируем столько, что выполнить можем лишь малую часть. И далеко не всегда по той причине, что план был изначально нереалистичным. Проблема в другом: большинство предпринимателей не умеют рационально распределять свое время и эффективно его использовать. В настоящей статье я хочу показать Вам основные отправные точки решения проблемы с нехваткой времени.

Структурируем время.

Самое первое, что следует усвоить любому бизнесмену - это то обстоятельство, что время обладает собственной структурой. И структуру эту необходимо понимать. Если Вы представляете себе доступное для работы время некоей аморфной конструкцией, это уже говорит о неэффективности использования Вами временного ресурса.

Проявления подобного подхода мы встречаем сплошь и рядом. Как часто ложась спать Вы недоумевали по поводу нулевых результатов рабочего дня, несмотря на то, что весь день были по горло заняты! И… ничего толком не сделали!

Время неоднородно. Если Вы - "ранняя пташка", то утренние часы будут для Вас гораздо более продуктивными, чем послеобеденное время. Это касается всех людей. Некоторые не могут начать работу непосредственно после пробуждения, долго "раскачиваются", зато после обеда бьют все рекорды. Понаблюдайте за собой и выделите периоды наибольшей работоспособности на протяжении рабочего дня. Эти периоды представляют собой Ваше наиболее ценное время.

Наиболее ценное время следует оставлять для решения самых сложных задач, требующих интенсивной и напряженной работы. В эти периоды следует выполнять самое важное из запланированного. Менее напряженную и ответственную работу без какого-либо риска можно оставить на период меньшей работоспособности.

Очевидно, что если Ваша работа предполагает полный рабочий день вдали от дома, то рациональное распределение времени усложняется. В этой ситуации есть только один выход: если Вы, к примеру, "ранняя пташка", то все вопросы, требующие от Вас повышенной интеллектуальной работоспособности, решайте в "период прилива сил". Лично для меня это время с 05:00 до 07:00 каждое утро. А если Вы "сова" и работаете у себя дома, то здесь вообще никаких проблем не возникает.

Однако ведение собственного бизнеса в домашних условиях, несмотря на Вашу полную свободу во времени, не освобождает от обязанности рационального его распределения. Правило остается в силе: наисложнейшие вопросы решайте в период максимальной работоспособности, менее важные - в периоды относительного расслабления. Необходимо разбить всю работу на "блоки" и задать точно такую же "блочную" структуру собственному рабочему времени.

Намечаем план действий.

Теперь, когда Вы имеете общее представления о том, каким образом следует структурировать время, можно поговорить об организации того, на что Вы собираетесь это время тратить. Иными словами, необходимо определить, что Вы обязаны сделать, а что делать совершенно не обязательно, но желательно.

Самое главное здесь - четко определить те на первый взгляд необязательные вопросы, которые на самом деле не могут охватываться только лишь оставшимся на них временем.

К примеру, нельзя задавать себе программу, в соответствии с которой "поем, если время останется" или "когда время будет". Питание - основополагающий фактор жизнедеятельности организма и поддержания в нем сил, на питание время следует выделить в любом случае и выделить столько, сколько необходимо.

Хороший способ определения места в Вашем расписании для того или иного занятия - объективная необходимость. Если объективной необходимости в определенной последовательности действий нет, так ли она на самом деле Вам нужна?

Начинать составление своего расписания следует с разделения всех Ваших возможных действий на категории. Распределите их по группам, скажем, здоровье, работа по дому, работа по бизнесу, социальное развитие, интеллектуальное развитие, духовное развитие, семейные мероприятия и т.п. Затем расставьте их в порядке убывания важности для Вашей жизни и соответственно распределите "блоки" времени, к рассмотрению чего мы и переходим.

Распределяем активы.

Теперь, когда Вы выяснили структуру своего времени и определили категории действий, составив план их приоритетов, пора распределить эти приоритеты в соответствии с временем, которым Вы располагаете.

Сопоставляя каждую категорию с "блоком" времени, необходимо быть реалистично настроенным и смотреть в глаза истине. Не питайте иллюзий относительно "тянучести" Вашего рабочего дня, ставьте реальные задачи. Если Вы заведомо запрограммируете себя на перегрузку, ничего кроме стресса Вы не добьетесь, а стресс - это практически всегда падение работоспособности. И тогда Ваши временные резервы будут окончательно подорваны. Поэтому относитесь к себе справедливо. Не тратьте времени попусту.

Как уже говорилось, наиболее напряженную в интеллектуальном плане работу следует намечать на периоды наибольшей работоспособности. К примеру, в эти периоды Вы можете работать над написание электронной книги, статьи, очередного выпуска рассылки. Менее напряженные в интеллектуальном плане задачи отводите на период относительного спада работоспособности.

К примеру, в такие периоды можно заниматься совершенствованием дизайна страниц своего сайта, чтением писем и отправлением ответов на поступающую корреспонденцию. Время, когда Ваша работоспособность падает до нуля, лучше посвятить отдыху, в крайнем случае - механической работе, не требующей совершенно никаких умственных усилий. Но только в крайнем случае.

Убиваем двух зайцев одним выстрелом.

Если Вы проявите творческий подход и включите собственное воображение (не выходя при этом за рамки разумного), то увидите, что возможно без больших проблем объединять несколько "разнополярных блоков" в один. Вот я, к примеру, в настоящее время пишу статью, которую Вы сейчас читаете (высокое интеллектуальное напряжение) и одновременно наслаждаюсь отменным вкусом черного кофе в кафе "Санта Моника" (совершенно никакой интеллектуальной активности).

Группируем подобные задания.

Группируя задания, одно из которых подобно по своей сути другому, Вы сможете выполнять несколько действий одновременно и таким образом существенно экономить свое время. Всегда можно составить план действий, позволяющий осуществлять определенное количество заданий "одним махом". Хороший пример нам предоставляет работа с электронной почтой. Гораздо эффективнее проверять почту дважды в день, читая и отвечая на поступающие письма, чем вновь отвечать на каждое новое письмо на протяжении всего дня.

Таким образом, заканчивая настоящую статью, еще раз скажу Вам: эффективная организация собственного времени позволит Вам добиться в своем бизнесе гораздо большего с гораздо меньшей тратой сил. Структурируйте время, намечайте план действий, организуйте активы и совершенствуйтесь! Тогда Вам не будет равных по работоспособности и свежести, которыми Вы будете обладать одновременно, поражая как клиентов, так и конкурентов.

Источник:

Перевод с английского: