Содержание.

Введение

Ввод команд в Excel

Запуск Excel и открытие документа

Структура окон Excel

Сохранение и закрытие документа. Выход из Excel

Одновременный просмотр нескольких листов

Справочная система Excel

Структура рабочих книг и листов

Выделение диапазона  ячеек

Присвоение имени диапазону

Отмена и повтор действий

Ввод, редактирование и удаление данных

Ввод текста

Ввод чисел

Ввод формул

Ввод функций

Некоторые встроенные функции

Автовычисления и Автосумма

Форматирование данных

Изменение размеров ячеек

Копирование и перемещение

Создание примечания ячейки

Вставка и удаление

Анализ данных

Закрепление столбцов и строк

Сортировка записей в списках

Форма данных

Автофильтр

Сводные таблицы

Создание диаграмм

Изменение и оформление диаграммы

Настройка параметров и печать книг

Настройка параметров работы Ехсеl

Настройка панели инструментов

Список литературы


Введение

      	Программа Microsoft Excel 97  предназначена  для  работы с электронными таблицами,   позволяющими   собирать, анализировать, перерабатывать и  представлять   количественную информацию. Excel ориентирована  на расчетные задачи в следующих областях:

- бухгалтерский учет;

- планирование и распределение ресурсов;

- инженерно-технические расчеты;

- обработка больших массивов информации и т.д.

Многообразие возможностей позволяет использовать Excel в экономике, в учебной, научной, административной и хозяйственной деятельности, решать множество других повседневных задач просто и быстро.

   	Файл, создаваемый и сохраняемый в Excel, называется рабочей книгой. Она состоит из рабочих листов, очень похожих на листы бухгалтерской книги. Программа Excel автоматизирует все вычисления. При изменении исходных  данных, результаты вычислений по формулам в таблицах всегда автоматически пересчитываются. Одним из достоинств Excel является простота представления данных таблиц в виде графиков и диаграмм.


Ввод команд в Excel

Создание таблиц и работа с книгами требует ввода самых разнообразных команд. Команды в Excel можно вводить с помощью Главного меню, контекстных меню, кнопок панелей инструментов или клавиш клавиатуры. Формирование многих команд сопровождается открытием диалоговых окон, содержащих различные вкладки. Кнопки управления вкладками располагаются под заголовком окна. Выбором пунктов в полях различных меню, установкой или снятием флажков в полях, вводом данных в поля на вкладках диалоговых окон уточняются различные параметры необходимые для выполнения команды. Часто заголовок окна содержит кнопку - [image], с помощью которой можно получить справку о различных элементах окна диалога. Работа в окне диалога обычно завершается нажатием кнопки [image].

Многие объекты в Excel имеют контекстное меню. Контекстное меню содержит набор наиболее употребительных команд для работы с выделенными в данный момент объектами: ячейками, строками, столбцами, кнопками, полями, панелями инструментов, ярлычками, вкладками и т.д. Вызывается контекстное меню щелчком правой кнопки по объекту или комбинацией клавиш SHIFT+F10.

В данной работе показаны рисунки пунктов команд Главного меню, как например, в команде для открытия файла. На многих рисунках имеются значки кнопок панелей инструментов и указаны комбинации клавиш для прямого доступа к данной команде.


Запуск Excel и открытие документа

Запуск Excel производится из Главного меню командой [image], [image], [image].  Если на Рабочем столе присутствует панель инструментов Microsoft Office [image], для запуска Excel достаточно щелкнуть по кнопке [image]. После входа в Excel для открытия ранее созданного и сохраненного на диске документа, нужно ввести команду [image], [image]. После ввода этой команды открывается диалоговое окно Открытие документа.

Отыскав и выделив нужный файл  в этом окне, нужно щелкнуть по кнопке [image].

Запустить Excel и открыть ранее созданный документ  можно дважды щелкнув по значку документа или из пункта Документы Главного меню Windows, если его имя содержится в списке последних документов, к которым было обращение.

Для создания нового документа нужно выполнить команду Главного меню [image], [image]. Одновременно может быть открыто несколько книг с документами.


Структура окон Excel

Экран Excel содержит окно приложения и окно листов рабочей книги. Окна содержат заголовки с кнопками управления окном Закрыть, Свернуть, Развернуть, Восстановить. Окно приложения и окно листов можно расположить раздельно, как на рисунке внизу, или совместить. Тогда строки заголовков располагаются  вместе в первой строке на экране, а кнопки управления окном листов располагаются  под кнопками управления окна приложения.

Ниже строки заголовка располагается Главное меню - специальная панель инструментов, которая содержит пункты команд, такие как Файл, Правка, Вид и т.д.. По умолчанию главное меню содержит команды, предназначенные для работы с листами. При работе с листом диаграммы или внедренной диаграммой  вместо него отображается главное меню диаграмм. При выборе меню выпадает список команд, рядом с некоторыми видны  значки кнопок панели инструментов, соответствующие данным командам.

Обычный, стандартный набор панелей включает в себя панели Главного  меню: Стандартную, Форматирования и Рисования. Панели инструментов позволяют быстро и легко вводить необходимые  команды  Excel. Их можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели, а также отображать, скрывать и перемещать существующие. Отображение и скрытие различных панелей на экране производится командой [image], [image]. Настройка панелей инструментов выполняется командой  меню [image], [image]. Цепляя панели инструментов указателем мыши, можно перемещать и располагать их в любых частях экрана.

Далее в окне приложения располагается Строка ввода формул, в поле которой отображается содержимое активной ячейки. При этом, если ячейка содержит формулу, в ней отображается числовое значение, а в поле ввода формул -  по умолчанию формула. В строке ввода формул формируются или редактируются данные перед вводом в текущую ячейку. Для этого выделив ячейку или диапазон ячеек, введите данные и затем нажмите клавишу ENTER или CTRL + ENTER. Для изменения данных непосредственно в ячейке дважды щелкните ячейку.  Поле слева от строки формул, в котором отображается имя выбранной ячейки, элемент диаграммы или объект, называется полем Имен. Это поле также служит для присвоения имени ячейке или диапазону.

Далее на рисунке располагается область окон рабочих листов книг. Окно листа содержит заголовок, кнопки управления и прокрутки, ярлычки листов. Щелчок по кнопке листа с ярлычком имени листа активизирует лист. Кнопки со стрелками слева от ярлычков листа позволяют прокручивать ярлыки  листов.  Цифры 1 и 2 в заголовке книги означают, что для текущей книги открыто более одного окна.

Строка состояния в нижней части экрана отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. В правой части строки состояния отображается состояние клавиш CAPS LOCK, SCROLL LOCK и NUM LOCK. Команды [image], [image] и [image], [image] позволяют отображать или скрывать эти строки на экране.


Сохранение и закрытие документа. Выход из Excel

Команда [image], [image] позволяет сохранить текущую книгу на диске. Если книга сохраняется в первый раз  вводится команда [image], [image] , появится диалоговое окно Сохранение документа,  которое позволяет выбрать или создать папку для хранения документа и присвоить ему имя или сохранить книгу под другим именем.

В этом же окне кнопка [image] позволяет сохранить документ, установив пароль, запрещающий открытие документа другим лицам.

Команда [image], [image]  закрывает текущую рабочую книгу.  Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выполните команду  [image], [image].

Команда, [image], [image] или кнопка [image] в правом верхнем углу заголовка    окна Microsoft Excel  или два щелчка по значку [image] в заголовке окна закрывает  все открытые книги и завершает работу в Excel.


Одновременный просмотр нескольких листов

Для вывода одновременно нескольких листов текущей книги или нескольких книг, выполняется команда [image], [image]. Расположить окна с листами в требуемом порядке позволяет команда [image], [image] Чтобы отобразить только те листы, которые находятся в текущей книге, установите флажок  Только окна текущей книги в окне диалога этой команды.

Для изменения масштаба окна вводится команда [image], [image]. Можно выбрать нужный масштаб или ввести масштаб от 10% до 400%. Чтобы вывести выделенный диапазон на весь экран, установите флажок По выделению.

Изменение масштаба изображения не отражается на функции печати. Страницы распечатываются в натуральную величину, пока не будет изменен масштаб печати в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница меню [image].


Справочная система Excel

Дать советы, ответить на вопросы, найти нужную справку помогает Помощник, который вызывается командой [image], [image]. Помощник позволяет более эффективно использовать возможности справочной системы. Настройка работы Помощника производится в диалоговом окне Помощник, через вкладку Параметры.  Разделы справочной системы, связанные с выполняемыми пользователем действиями, предлагаются Помощником через вкладку Советы.

Справочные  сведения  можно  получить через  Главное  меню командой [image], [image].  В появившемся  диалоговом окне Справочной системы

Microsoft Excel можно пролистать вкладку Содержание и выбрать необходимую справку. Вкладка Предметный указатель поможет найти нужный раздел с помощью терминов и предметных указателей. Вкладка Поиск позволяет произвести поиск по ключевым словам и фразам по всему тексту справки.

Команда главного меню [image], [image] позволяет получить сведения о различных элементах экрана, о командах меню, о кнопках панели инструментов. При этом указатель принимает вид стрелки с вопросительным знаком [image]. Для получения сведений достаточно, установив указатель на интересующем элементе, щелкнуть кнопкой мыши.

В некоторых окнах диалога имеется кнопка [image] - Что это такое ?,  с помощью которой можно получить пояснения о различных элементах окна диалога. Так же их можно получить щелкнув правой кнопкой по элементу окна и  выбрав единственный пункт контекстного меню [image] .


Структура рабочих книг и листов

       	Рабочая книга в Excel имеет трехмерную структуру. Она состоит из листов, как книга. Лист это место для хранения и обработки данных. Иногда листы Excel называют электронной таблицей. Лист состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки. Максимальное количество  строк – 65536, столбцов – 256, ячеек – 16777216.

      	На экране виден только один лист. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши по ярлычкам листов, можно перейти к другому листу. В ячейку можно вводить данные - текст, число или формулы.  Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита в следующем порядке: A, B, C … X, Y ,Z ,AA ,AB , … , AY, AZ, BA, BB,  … , BY ,BZ … IV. Строки нумеруются от 1 до 65536.  Каждая  ячейка имеет  адрес, состоящий из букв столбца и номера строки - B3, C23, BX212, IA54  и т.д. Такие адреса называются относительными.

Содержимое одних ячеек можно переместить или скопировать в другие ячейки.  По умолчанию, относительные адреса ячеек в формулах изменяются при копировании или перемещении формул. Например, при копировании формулы =A1+B1 из ячейки C1 в ячейку D3 она автоматически изменится на =B3+C3. Такая автоматическая коррекция относительных адресов при копировании или перемещении избавляет от необходимости вводить однотипные формулы в большое количество ячеек.   Иногда, при копировании или перемещении, адреса в формуле необходимо сохранять неизменными, независимо от изменения положения формулы на листе. В этом случае в формуле используют  абсолютные адреса ячеек.

Абсолютный адрес ячейки  содержит символ $ перед буквой столбца и(или) номером строки. Например, при копировании формулы =$A$1+$B$1 из одной ячейки в другую ячейку она не изменится, при копировании формулы =$A1+B$1 она автоматически изменится на =A$3+C$1. Для изменения относительного  адреса на  абсолютный или наоборот необходимо в режиме ввода или редактирования  формулы  установить  указатель ввода на адрес и нажать клавишу  F4.

Одна из ячеек листа высвечивается светящимся прямоугольником - указателем ячейки. Ячейка, строка и столбец, на которых находится указатель ячейки, называются текущими. В поле Имя в строке формул высвечивается адрес текущей ячейки. Указатель можно перемещать по таблице с помощью клавиш управления курсором или мышью щелкая по нужной ячейке. В правом нижнем углу указателя ячейки и выделенного диапазона имеется черный прямоугольник - маркер заполнения. При подведении указателя мыши к маркеру  заполнения указатель принимает вид черного крестика  [image].

Диапазон или блок ячеек представляет собой прямоугольную область ячеек. Диапазон может состоять как из смежных ячеек, так и из несмежных ячеек, из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов. Адрес диапазона состоит из адресов двух ячеек расположенных на противоположных вершинах прямоугольной области, разделенных двоеточием. Например, B13:C19, A12:D27, D:F. В дальнейшем под диапазоном ячеек будем иметь ввиду и одну ячейку.


Выделение диапазона  ячеек

Любой диапазон ячеек, перед тем как с ним или с ее содержимом будет выполнено какое-либо действие, должен быть выделен. При выделении диапазона ячеек указатель мыши должен иметь форму белого крестика - [image]. Выделенные диапазоны высвечиваются черным цветом.

Для выделения одной ячейки достаточно щелкнуть кнопкой мыши по ячейке или переместить  указатель ячейки на эту ячейку. Для выделения прямоугольного диапазона нужно, установив указатель мыши на одну из вершин, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, увести указатель на противоположную вершину или, установив указатель ячейки на одну из вершин, нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, переместить указатель ячейки с помощью клавиш управления курсором  на противоположную вершину.

Для выделения большого диапазона ячеек нужно выделить одну из вершин, переместить указатель мыши на противоположную ячейку (при этом можно пользоваться кнопками и ползунками прокрутки листа), нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть по этой ячейке.

Для выделения строки достаточно щелкнуть по номеру строки в заголовке строк.

Для выделения столбца достаточно щелкнуть по обозначению столбца в заголовке столбцов.

Для выделения нескольких строк или нескольких столбцов нужнонажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее,  провести указателем мыши по номерам строк или по обозначениями столбцов.

Для одновременного выделения нескольких отдельных диапазонов ячеек необходимо выделять эти диапазоны с нажатой клавише CTRL.


Присвоение имени диапазону

Для удобства работы, пользователь может назначить некоторым диапазонам ячеек электронной таблицы имена, которые несут некоторую смысловую нагрузку и легко запоминаются. Тогда в командах и формулах вместо адресов можно использовать имена. Имя диапазона может состоять из прописных и строчных букв, цифр и знаков препинания, начинаться обязательно с буквы, использование пробела запрещено. Имя может содержать не более 255 символов. Для присвоения имени диапазону, выделив диапазон, нужно щелкнуть в поле Имя в строке формул и ввести имя.

Кнопка стрелка [image] в конце поля Имя раскрывает список имен поименованных диапазонов текущего листа. Для выделения именованного диапазона нужно щелкнуть по имени диапазона в этом списке. Клавиша F3 вызывает диалоговое окно Вставка имени со списком имен диапазонов.


Отмена и повтор действий

Команда [image], [image] отменяет последнее действие. Если отменить действие невозможно появляется надпись [image]. Чтобы просмотреть список действий, которые можно отменить, достаточно раскрыть список в кнопке стрелке [image].

Для повторного выполнения последнего действия используется команда  [image], [image]. Если повторить действие невозможно, вместо команды Повторить появляется надпись [image].


Ввод, редактирование и удаление данных

Перед вводом данных необходимо активизировать ячейку или выделить диапазон, куда будут вводиться данные. Затем, если щелкнуть по строке формул, указатель ввода появится в строке формул,  если сразу начать набор данных, то указатель ввода появится в текущей ячейке. При формировании данных, комбинацией клавиш ALT+ENTER можно перейти на новую строку в ячейке. Завершает ввод в текущую ячейку команда ENTER, во все ячейки предварительно выделенного диапазона, команда CTRL + ENTER.

При вводе данных в диапазон ячеек относительные адреса в  формулах автоматический корректируются по отношению к ячейке где формировались данные. Данные, которые содержались в ячейках до ввода, удаляются. Потому иногда для исправления ошибок можно повторить ввод данных.

Для редактирования содержимого ячейки, выделив ячейку, можно нажать клавишу F2 или щелкнуть по строке формул. При редактировании содержимого ячейки, часть данных можно выделить, проведя указателем мыши при нажатой левой кнопке или перемещая указатель ввода клавишами стрелками при нажатой клавише SHIFT. Выделенную часть содержимого ячейки можно форматировать, копировать, перемещать, удалять.

Ячейку можно очистить от данных, сама она останется на листе, но содержимое ее будет удалено. Кроме данных ячейки содержат также примечания и инструкции по форматированию. Можно удалить только данные, или только примечания, или только форматирование, или все вместе. Для очистки, выделив диапазон ячеек, которые следует очистить, выполняется команда [image] -  [image], а затем  [image] - для удаления содержимого ячейки, формата и примечания, [image] - для удаления только данных,  [image] - для удаления только форматов,  [image] - для удаления примечания.

 Значение очищенной ячейки равно нулю. Именно такое значение получают адреса очищенных ячеек в формулах других ячеек.


Ввод текста

В Excel текстом является любая последовательность символов, состоящая из букв, цифр, пробелов и других знаков. Текст используются для идентификации данных в столбцах и строках рабочего листа. Например,  записи: Наименование товара, 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675 интерпретируются как текст. Благодаря текстам, поясняющим связи между числами, данные рабочего листа становятся более понятными. Чтобы ввести в качестве текста число или формулу, перед ним записывается апостроф (‘), например ‘1952. Это число не будет учитываться при вычислениях. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.


Ввод чисел

В Excel число может состоять только из следующих символов:

0  1  2  3  4  5  6  7  8  9  +  -  (  )  ,  /  $  %  .  E  e

Знак плюс перед числом  игнорируются, а запятая используется как разделитель целой и дробной части десятичного числа. Все другие сочетания символов, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Отображаются числа в ячейках или в десятичной форме (7,89) или в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. При вводе рациональной дроби следует вводить 0 перед дробью, чтобы избежать ее интерпретации как формата даты,   например 0 1/2. Если число в заданном формате не умещается в ячейке, то в ячейке выводятся символы #.

Даты и время суток также интерпретируются как числа. В стандарте России для ввода  даты рекомендуется формат ДД.ММ.ГГ , а времени ЧЧ:ММ:СС. Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления.

Для ввода даты и времени суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя используется пробел между ними. В формулы дата или время могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Например, формула ="05.12.94"-"03.05.94" возвращает результат, равный 68. Отображение времени или даты в ячейке зависит от формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени.

По умолчанию числа, значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

По умолчанию Excel для Windows использует систему отсчета дат с начала столетия. В этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В Excel возможна установка системы отсчета дат, начиная с 1904 года где числу 1 соответствует 2 января 1904 г. Для изменения системы отсчета дат выполняется команда [image], [image] и в окне диалога Параметры на вкладке Вычисления устанавливается флажок.


Ввод формул

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же книги или других книг. Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых величин.

 Операции, которые следует выполнить в формулах обозначаются операторами. В Excel включено четыре типа операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы  сложения  + , вычитания  – , умножения  * , деления  / , вычисления процента  %  , возведения в степень  ^  используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число.

Операторы сравнения равно	  = ,  больше  > , меньше  < , больше или равно  >= , меньше или равно  <= , не равно  <>  используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Текстовый оператор  &  используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. Двоеточие  :  ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно, например =СУММ(A1:B2) суммирует значения ячеек A1, B1, A2 и B2. Запятая  ,  ссылается на объединение ячеек диапазонов, например =СУММ(A1:A2,B1:B3,C5) суммирует значения ячеек A1, A2, B1, B2, B3, C5. Пробел “  ”  ссылается на общие ячейки диапазонов, например результатом формулы =СУММ(A2:C2 B1:B3) является значение ячейки B2.

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек. Ссылкой однозначно определяется ячейка или диапазон ячеек, находящихся в различных местах листа, на других листах книги или в другой книге. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные,  а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

При формировании формулы адреса ссылок удобно вставлять с помощью указателя мыши, щелкая по ячейке или выделяя нужный диапазон. В формулах вместо адресов диапазонов могут использоваться имена ячеек и диапазонов определенные пользователем.

Для вставки в формулу имени нужного диапазона можно использовать клавишу F3, которая вызывает диалоговое окно Вставка имени и раскрывает список имен диапазонов. Выбрав в этом окне имя диапазона, его можно вставить в формулу.

Рабочий лист может содержать заголовки, размещенные вначале столбца и слева от строки, с помощью которых описываются данные внутри листа. При ссылке на необходимые данные можно использовать эти заголовки в формулах.

Использование в формуле ссылок на данные листа при помощи заголовков строк и столбцов делает ее более наглядной.

Если ячейка содержит формулу, по умолчанию в ней выводится значение, вычисленное по этой формуле. Для отображения формул в ячейках, выполнив команду [image], [image],  необходимо в окне диалога на вкладке Вид, установить флажок в поле Формулы, а для отображения результатов вычислений снять данный флажок.


Ввод функций

В Excel встроены сотни стандартных формул различных категорий, называемых функциями, благодаря которым пользователь избавлен от необходимости составлять сложные математические формулы. Функции можно использовать как по отдельности, так и в сочетании с другими функциями и формулами. Если помнить функцию и ее синтаксис, то ее можно включить в формулу вручную, через клавиатуру. Однако удобнее вставить необходимую функцию в формулу  с помощью Мастера функций, который вызывается командой [image] - [image]. Тогда нет необходимости запоминать функцию и ее синтаксис.

Диалоговое окно  Мастер функций позволяет, указав категорию, выбрать нужную функцию.

После этого на панели формул отображается имя функции и ее аргументы, описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой значение. Панель формул можно вызвать и кнопкой Изменить формулу  [image]  в строке формул. С помощью панели формул также можно легко вставить функцию в формулу. Кроме того панель формул можно использовать для изменения функции в формуле. Чтобы отобразить панель формул, укажите содержащую формулу ячейку и нажмите кнопку [image] - Изменить формулу. На панели отобразится первая функция формулы, а также все ее аргументы.

Изменение первой функции или любой другой происходит путем выбора в строке формул необходимой части функции.


Некоторые встроенные функции

1. Округление числа

ОКРУГЛ(число;число_разрядов)

Если число разрядов больше 0, то число округляется до указанного количества десятичных разрядов справа от десятичной запятой. Если число разрядов равно 0, то число округляется до ближайшего целого. Если число разрядов меньше 0, то число округляется слева от десятичной запятой. Например ОКРУГЛ(2,15; 1) равняется 2,2. ОКРУГЛ(2,149; 1) равняется 2,1. ОКРУГЛ(-1,475; 2) равняется -1,48. ОКРУГЛ(21,5; -1) равняется 20.

2. Вычисление значения по условию

ЕСЛИ(Условие;Значение1;Значение2)

Возвращает значение1, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и значение2, если ЛОЖЬ. Например, функция ЕСЛИ(A10=100;СУММ(B5:B15);"<>100") вычисляет сумму ячеек B5:B15, если значение ячейки A10 = 100 и возвращается текст <>100 в противном случае.

3. Вычисление суммы по критерию

СУММЕСЛИ(Диапазон1;Критерий;Диапазон2)

Суммирует ячейки Диапазона2, согласно заданному Критерию для Диапазона1. Например, пусть ячейки A1:A4 содержат числа 1, 2, 3, 4 соответственно. А ячейки B1:B4  7, 14, 21, 28. Тогда СУММЕСЛИ(A1:A4;">1,6";B1:B4) равняется 63, то есть ячейка А1 не удовлетворяет условию и поэтому соответствующая ячейка В1 не суммируется.

4. Определение количество ячеек,  по заданному критерию.

СЧЁТЕСЛИ(интервал;критерий)

Интервал   - это интервал, в котором нужно подсчитать ячейки.

Критерий   - это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, пусть ячейки A3:A6 содержат "яблоки", "апельсины", "персики", "яблоки" соответственно, тогда СЧЁТЕСЛИ(A3:A6;"яблоки") равняется 2. Пусть ячейки B3:B6 содержат 32, 54, 75, 86 соответственно, тогда СЧЁТЕСЛИ(B3:B6;">55") равняется 2.

В следующих функциях аргументы (число1;число2; ...) - это от 1 до 30 аргументов,  которые могут содержать или ссылаться на данные различных типов, но в подсчете учитываются только аргументы, которые являются числами, логическими значениями, датами, или текстами, изображающими числа.

5. Вычисление суммы значений диапазона ячеек

СУММ(число1;число2; ...)

Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в ссылках игнорируются. СУММ(3; 2) равняется 5. Если ячейки A2:E2 содержат числа 5, 15, 30, 40 и 50, то СУММ(B2:E2) равняется 50. СУММ("3"; 2; ИСТИНА) равняется 6, так как  текстовые  и  логическое  значения  преобразуются  в  числа. Если  ячейка A1 содержит "3", а ячейка B1 содержит ИСТИНА, то СУММ(A1; B1; 2) равняется 2.

6. Вычисление средне - арифметического значения

СРЗНАЧ(число1; число2; ...)

Ссылки в аргументах, которые содержат тексты, логические значения или пустые ячейки игнорируются, ячейки, содержащие нулевые значения, учитываются. Если диапазон ячеек A1:A5 имеет имя Баллы и содержит числа 10, 7, 9, 27 и 2, то СРЗНАЧ(A1:A5) и СРЗНАЧ(Баллы) равняется 11.

7. Получение количества чисел в списке аргументов

СЧЁТ(число1; число2; ...)

Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в аргументе или в ссылке игнорируются, подсчитывается только количество ячеек с числовыми значениями.

8. Нахождение наибольшего значения

МАКС(число1;число2; ...)

Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, приводят к ошибке. Пустые ячейки, логические значения или тексты в ссылке игнорируются. Если аргументы не содержат чисел, то функция МАКС возвращает 0 (ноль).

9. Нахождение наименьшего значения

МИН(число1;число2; ...)

Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не  преобразуемыми в числа, приводят к ошибке. Пустые ячейки, логические значения или тексты в ссылке игнорируются. Если аргументы не содержат чисел, то функция МИН возвращает 0 (ноль).


Автовычисления и Автосумма

Функция Автовычисления служит для автоматического отображения в строке состояния или среднего арифметического, или количества значений, или количества чисел, или максимального числа, или минимального числа, или  суммы в выделенных ячейках. Результаты автоматических вычислений не помещаются в лист и не выводятся на печать. Они удобны, если в процессе работы Вам нужно быстро узнать один из этих параметров. Выбирается функция для автоматически вычисляемой величины через контекстное меню строки состояния.

При выделении диапазона ячеек и нажатии кнопки Автосумма  в пустую ячейку, следующую за диапазоном, будет вставлена формула подсчета суммы этих ячеек.


Форматирование данных

В Excel можно установить различные форматы отображения данных в ячейках рабочего листа. Команда [image], [image] позволяет задать числовые форматы, шрифт, размер символов,  характер разбиения текста в ячейке на строки и угол их наклона, ориентацию данных, цветной узорный фон, обрамление и т.д. Перед форматированием необходимо выделить диапазон ячеек, для которых устанавливается формат. Можно также в ячейке выделить часть символов и присвоить им индивидуальный формат. Команда форматирования ячеек имеет диалоговое окно с вкладками.

Вкладка Число устанавливает один из выбранных числовых форматов и правила отображения информации в ячейке. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа.

Вкладка Выравнивание позволяет изменить горизонтальное и вертикальное выравнивания, изменить угол наклона текста, установить перенос текста на новую строку при достижении правого края ячейки, автоподбор  размеров шрифта, чтобы  содержимое ячеек поместились в ячейке, и объединить несколько ячеек в одну. Для ссылки на объединенные ячейки используется верхняя левая ячейка диапазона.

Вкладка Шрифт позволяет выбрать шрифт, начертание, размер, цвет выделенного текста по образцу. Здесь же можно придать тексту или числам формат  верхнего или нижнего индекса.

Вкладка Граница используется для установки или удаления границы (рамки) для выделенных ячеек, определив вид и цвет линии границы.

Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона для заливки и задать цветной узор для диапазона выделенных ячеек.

      	Вкладка Защита позволяет установить защиту от изменения, перемещения и удаления данных в выбранных ячейках или скрыть формулы, чтобы они не отображались в строке формул при выборе ячейки. Защита ячеек и скрытие формул действует только после защиты листа командой [image], [image], [image] или [image]. Эту команду можно выполнить установив пароль, предотвращающий несанкционированное снятие защиты.

Для форматирования целого списка или диапазона ячеек, содержащего отдельные элементы, например, название строки, столбца, общие итоги или подробные данные, применяется команда [image], [image]. Это встроенный набор форматов, таких как размер шрифта, узоры и выравнивание, которые можно быстро применить к диапазону данных. Excel автоматически определяет уровень данных в выделенном диапазоне и соответственно применяет форматирование. При этом для различных элементов таблицы используются отдельные форматы. После ввода команды выберите нужный формат из списка по образцу. Для частичного применения автоформата нажмите кнопку [image] и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.


Изменение размеров ячеек

Команда [image], [image], [image]  водится для изменения высоты выделенных строк в диапазоне от 0 до 409, обозначающее высоту строки в пунктах.	Команда [image], [image], [image] позволяет изменить ширину выделенных строк в диапазоне от 0 до 225. Это число приблизительно равно количеству символов стандартного шрифта, которые поместятся в ячейке указанной ширины. Если ввести высоту или ширину равные 0, то строка или столбец будут скрыты.

Изменить размеры строки или столбца можно и с помощью указателя мыши. Для этого, зацепив нижнюю границу строки в заголовке строк или правую границу столбца в заголовке столбцов, перемещают границу до необходимого размера. При этом указатель принимает вид  [image]  или  [image] .

Выделив строки, размеры которых необходимо изменить и перемещая нижнюю границу любой выделенной строки в заголовке строк, можно изменить высоту выделенных строк. Аналогично, выделив столбцы, размеры которых необходимо изменить и  перемещая правую границу любого выделенного столбца в заголовке столбцов, можно изменить ширину выделенных столбцов.

Чтобы изменить размеры всех строк или столбцов на листе, выделив лист, переместите границу заголовка любой строки или столбца.

Для подгонки высоты строки в соответствии с содержимым его ячеек установите указатель на нижнюю границу строки в заголовке строк и дважды нажмите левую кнопку мыши. А для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек установите указатель на правую границу столбца в заголовке столбцов и дважды нажмите левую кнопку мыши.


Копирование и перемещение

В Excel можно копировать или перемещать данные из одних ячеек в  другие на любой лист рабочей книги. При копировании ячеек со ссылками на другие ячейки исходные ячейки не изменяются, но изменяются относительные ссылки в формулах, вставленных на новое место. Для копирования или перемещения удобно пользоваться Буфером обмена  – временным хранилищем данных в памяти компьютера.

Предварительно выделив диапазон ячеек, содержимое которых перемещается или копируется, выполняется команда [image], [image] для копирования в буфер и [image], [image] для перемещения в буфер. Вокруг диапазона, копируемого или удаляемого в буфер, появляется бегущая рамка. Пока имеется эта рамка, содержимое этих ячеек можно многократно вставлять из буфера в разные ячейки любого листа рабочей книги, указав область или области вставки, командой  [image] - [image] .

Вставить из буфера можно и командой [image] - [image] , которая имеет диалоговое окно Специальная вставка. С помощью флажков в этом окне можно вставить из буфера или только формулы в том виде, в котором они вводились в ячейки, или только значения ячеек, или только форматы ячеек, или  только примечания к ячейкам. Данная команда позволяет указать арифметическую операцию, которую следует произвести между содержимым буфера и с исходным содержимым конечного диапазона при вставке и добавить связь данных с исходными. Связью может быть ссылка на ячейку другого рабочего листа.

С помощью буфера обмена можно копировать или перемещать не только содержимое ячейки и диапазона ячеек, но и часть содержимого одной ячейки.

 	Для отмены или завершения команды копирования и снятия бегущей рамки нужно нажать клавишу ESC.

Копировать данных с одного листа на другой без Буфера обмена невозможно. Но в пределах рабочего листа удобно копировать или перемещать  методом  Перетащить и оставить. Выделив ячейку или диапазон, которые нужно переместить, зацепите указателем [image] границу перемещаемой области и переместите  в область перемещения, удерживая нажатой кнопку мыши. Если при этом держать нажатой клавишу CTRL, справа от указателя мыши появится знак  [image] и произойдет копирование.

Копирование данных внутри строки или столбца производится с помощью маркера заполнения. Маркер заполнения – это небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид  [image]. Выделите ячейку с данными, зацепите за маркер заполнения и переместите  через заполняемые ячейки внутри столбца или строки. Если в выделенной ячейке находилась дата или формула, то происходит приращение даты и модификация формулы. Этот метод копирования так же применяют для автозаполнения строк и столбцов однотипными данными, например днями недели, названиями месяцев, нумерацией и т.д.. Чтобы выполнить эту операцию, необходимо заполнить не менее двух соседних ячеек такой закономерностью данных, выделить их, зацепить за маркер заполнения и протащить по ячейкам строки или столбца. Списки для автозаполнения формируются по команде [image], [image] , во вкладке Списки. Если при таком копировании выполнение закономерностей не требуется, то нужно удерживать клавишу CTRL. Тогда указатель будет иметь вид [image].

Для копирование только форматов из одной ячейки или диапазона ячеек в другой, выделив ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать, нажмите кнопку формат по образцу - [image] на панели инструментов. Указатель примет вид [image]  и вокруг диапазона появится бегущая рамка. Затем, переместив указатель, достаточно щелкнуть кнопкой мыши по области вставки формата.

Для копирования формата выбранной ячейки или диапазона ячеек в несколько мест,  нужно дважды щелкнуть кнопку мыши на кнопке Формат по образцу. Когда копирование закончится, снова нажать эту кнопку или клавишу ESC.


Создание примечания ячейки

Любую ячейку рабочего листа можно дополнить примечанием, содержащим дополнительную информацию.

Верхний правый угол ячейки с примечанием отмечается красным треугольником.

 Для создания примечания, щелкнув ячейку, в которой создается примечание выполните команду [image] - [image]. Введите примечание и закончив работу, щелкните указателем за пределами окна примечания.

По умолчанию примечания на экране не отображаются, их можно увидеть подведя курсор мыши к красному треугольнику. В меню [image], [image] во вкладке Вид можно указать, что выводить на экран у примечания - только индикатор, индикатор и содержание или не отображать индикатор и примечание.

Выполнив команду [image], [image] или команду [image], [image] и установив флажок Отображение примечания и индикатора во вкладке Вид,  затем  выделив примечание, его можно редактировать и форматировать командой [image], [image] так же, как любую ячейку.

При копировании, перемещении и сортировке элементов на листе, примечания перемещаются на новое место вместе с элементами.

Удаляется примечание командой  [image],  [image],  [image].


Вставка и удаление

В Excel имеется возможность вставлять пустые ячейки, строки и столбцы

в любое место рабочего листа. Также можно удалять ненужные ячейки, строки и столбцы с листа. После вставки или удаления происходит перенумерация строк и  переобозначение столбцов, автоматическое  исправление адресов ячеек в формулах.

Для вставки ячеек предварительно выделяется диапазон, в который следует поместить новые ячейки. Размер выделенного диапазона должен совпадать с размером вставляемого диапазона. Затем выполняется команда [image], [image] с указанием в диалоговом окне направления сдвига остальных ячеек вправо или вниз.

Команда [image], [image] удаляет выделенный диапазон ячеек со сдвигом влево или вверх.

Ячейки также можно вставлять при копировании или перемещении с помощью Буфера обмена, чтобы избежать наложения данных. Для вставки данных из Буфера обмена с вставкой новых ячеек выполняется команда [image], [image] или [image], [image].

Для вставки строк, выделяются строки, над которыми следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых строк должно совпадать.

Затем выполняется команда [image], [image]. Строки расположенные ниже выделенного диапазона сдвигаются вниз и происходит перенумерация строк.

Для вставки столбцов, выделяются столбцы, слева от которых вставляются новые столбцы. Количество выделенных и вставляемых столбцов должно совпадать. Затем выполняется команда [image], [image]. Столбцы расположенные правее выделенного диапазона сдвигаются вправо и происходит переобозначение строк.

Удаление выделенных строк или столбцов выполняется командой [image], [image]. Соседние строки или столбцы сместятся, чтобы заполнить освободившееся место и произойдет перенумерация строк или переобозначение столбцов.

Чтобы вставить листы в рабочую книгу, щелчком по кнопке листа при нажатой клавише SHIFT выделяются кнопки листов. Количество выделенных кнопок и вставляемых листов должно совпадать. Затем выполняется команда [image], [image]. Цепляя и перемещая кнопки листов указателем мыши, можно расположить листы в необходимом порядке.

Выделив кнопки ненужных листов, командой [image], [image] можно удалить листы рабочей книги. Переименовать лист можно командой [image], [image], [image] или двойным щелчком по кнопке листа.


Анализ данных

Набор данных, связанных с определенным объектом или темой называется базой данных. База данных оформляется в виде таблицы , строки которой содержат набор сходных сведений на определенную тему, а в столбцах располагаются  одинаковые поля. Список - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор фамилий, адресов и телефонов абонентов.

В Excel имеются средства для создания и работы со списками, позволяющие обобщать и анализировать данные из существующих списков, осуществлять  поиск, сортировку и выборку данных. При выполнении обычных операций с данными, списки автоматически распознаются как базы данных.

Столбцы списков становятся полями базы данных. Заголовки столбцов становятся именами полей базы данных. Каждая строка списка преобразуется в запись данных. Для работы с отдельными полями и фрагментами таблицы удобно присваивать им имена и в дальнейшем использовать их при обработке данных списка.

Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

На листе не следует помещать более одного списка. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец.

Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

После того, как списки созданы, можно выполнять работы, типичные для баз данных.


Закрепление столбцов и строк

При просмотре записей в больших списках теряется ориентация, так как названия строк и названия столбцов при прокрутке уходят  за пределы экрана. В Excel предусмотрена возможность закрепления верхних строк или/и левых столбцов листа.

Для закрепления области выполняется команда [image], [image]. Если перед этим была выделена строка, то фиксируются и становятся неподвижными на экране, все строки выше этой строки. Если столбец - все столбцы, правее этого столбца. Если была выделена ячейка, то все строки выше и все столбцы левее выделенной ячейки.

Отменяется закрепление командой  [image], [image].


Сортировка записей в списках

Записи в списке можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких столбцов. Также можно сортировать поля. Строки, столбцы или отдельные ячейки при сортировке упорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки.

По умолчанию списки сортируются в алфавитном порядке. Для сортировки списка в другом, особом порядке или сортировки месяцев и дней недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует установить параметры порядка сортировки.

Для выполнения сортировки необходимо щелкнуть мышью в пределах списка и выполнить команду [image], [image]. Затем в окне Сортировка диапазона  выбрать из списка название столбца, по которому будет производиться сортировка, установить нужный переключатель по возрастанию или по убыванию. Далее выбрать название столбца для сортировки внутри сортируемого списка и, если это необходимо, идентифицировать столбцы по подписям - по первой строке диапазона.


Форма данных

Для облегчения ввода и удаления записей, поиска записей в определенном диапазоне списка, в Excel имеется вспомогательное средство -  шаблон данных, которое называется Форма данных. Чтобы воспользоваться Формой данных, выделите диапазон списка и выполните команду меню [image], [image].

Каждая Форма данных настроена на выделенный список и содержит поля для ввода данных во все столбцы списка.

В диалоговом окне Формы данных отображаются названия столбцов, соответствующие полям списка. В поле, расположенном правее названий, вводятся новые записи, изменяются существующие или ищутся записи из списка, основанные на заданном критерии. Для перемещения по записям имеются кнопки и полоса прокрутки.

В список можно добавить новую запись кнопкой [image], удалить существующую - кнопкой [image]. Кнопка [image] отменяет предыдущее действие.

Найти предшествующую или последующую запись позволяют кнопки [image] и [image]. Поиск записей основанных на заданном условии поиска можно осуществить кнопкой [image]. Если заданы критерии, то на экран будут выводятся только записи, удовлетворяющие этим критериям.

Работая с Формой данных нельзя изменять заголовки столбцов.


Автофильтр

В Excel предусмотрена возможность просматривать только те данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям. Для отображения записей списка с использованием условий отбора, выделив столбцы, для  которых устанавливается фильтр, вводится команда [image], [image], [image]. В заголовке выделенных столбцов появляются кнопки со стрелками, которые используются для отображения в столбцах необходимых записей, содержащих определенные значения или удовлетворяющих определенным условиям отбора. Выбрав пункты Все и Условия можно задать критерий отображения записей.

На данном рисунке из базы данных с помощью Автофильтра отобраны записи с иностранным языком - английский и со средним баллом - 4.

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе. Если данные отфильтрованы по одному из столбцов, то при установке фильтра для другого столбца, фильтруются только те значения, которые остались после предыдущей фильтрации.

С помощью команды [image] на столбец можно наложить до двух условий. Если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения, то вводится команда [image], [image], [image].

Отменяется Автофильтр повторным вводом команды [image], [image], [image].


Сводные таблицы

Если необходимо обобщить сведения из длинного списка, получить итоговые данные по каким-то критериям,  можно создать Сводную таблицу.

Выделив любую ячейку списка и определив, какие поля и критерии нужно использовать при обобщении данных и как должна выглядеть итоговая таблица, вызывается Мастер Сводных таблиц командой [image], [image].

В диалоговом окне Мастер Сводных таблиц флажком указывается местонахождение данных, на основе которых создается сводная таблица, диапазон данных включаемых в сводную таблицу, включая и заголовки столбцов.

Затем указателем мыши внутри окна диалога перетаскиваются заголовки столбцов. В зависимости от того, какой вид должна иметь сводная таблица, заголовки столбцов перетаскиваются в соответствующие поля окна диалога. Перетащив заголовок, можно дважды щелкнуть по нему для настройки различных параметров.

Далее, указав место размещения сводной таблицы, кнопкой [image] завершается создание сводной таблицы.

Пример сводной таблицы показан на рисунке. На этой сводной таблице из базы данных отобрано количество записей по национальностям и по годам окончания школы.


Создание диаграмм

В Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе. Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек и данные сводной таблицы.

В диаграммах используются  следующие элементы:

Маркер данных – объект диаграммы – кружок, точка или квадратик,

          обозначающий положение точки данных;

X- ось–  горизонтальная ось диаграммы, по умолчанию – ось категорий;

Y- ось – вертикальная ось диаграммы, по умолчанию – числовая ось;

Заголовок – текст, объясняющий назначение диаграммы;

Маркеры – маленькие черные квадраты, по периметру окружающие

объект. Наличие маркеров означает, что объект можно

передвигать, масштабировать, копировать или удалять;

Линии сетки – вертикальные и горизонтальные линии, облегчающие

      чтение диаграммы;

Легенда –  объяснение использованных цветов, узоров и значков;

Ряд данных – значения, отображенные на диаграмме в виде столбика,

    точки или сектора.

Создание диаграмм упрощается благодаря Мастеру диаграмм – последовательности диалоговых окон, позволяющих создать диаграмму за четыре шага. Запускается  Мастер диаграмм командой [image], [image].

Первый шаг определяет тип и вид диаграммы. Каждый из типов диаграмм предназначен для конкретного вида информации и определенным образом представляет данные. Например, для сравнения частей целого подходит круговая диаграмма, график наглядно отображает поведение функции, а динамику производства в течение года наглядно показывает гистограмма. Только автор может определить оптимальное соответствие диаграммы данным.

Второй шаг запрашивает источник данных для диаграммы - значения, имена, подписи оси X. Если диапазон данных с заголовками был выделен до вызова Мастера диаграмм, то ряды данных и имена уже занесены в поля вкладок. Если это не было сделано или что-то нужно изменить, то щелкнув по соответствующему полю можно ввести имена и значения данных непосредственно или выбрать указателем мыши, выделяя диапазон. Кнопка Добавить вкладки Ряд позволяет добавить ряды данных, и Удалить - удалить ненужные. На этом шаге сразу отображается диаграмма.

Третий шаг задает различные параметры диаграммы. Заполняя соответствующие строки вкладок, можно задать название диаграммы, названия осей, расположение легенды, подписи данных, линии сетки, добавить таблицу данных.

Четвертый шаг уточняет размещение диаграммы на отдельном листе или на имеющемся.

При работе с диаграммами вам не раз предстоит сделать выбор, начиная с типа диаграммы и заканчивая составом данных и их форматированием.


Изменение и оформление диаграммы

Чтобы перемещать, масштабировать или форматировать элемент диаграммы, его нужно выделить. Выделить элемент диаграммы можно щелчком по объекту или выбрав из раскрывающегося списка Элементы диаграммы на панели инструментов Диаграммы. Команда [image], [image], [image] включает и выключает панель инструментов диаграммы. О том, что элемент выделен, свидетельствует появление маркеров по всему периметру, и в поле имен строки формул выводится имя выделенного элемента.

Если выделен элемент диаграммы, то в Главном меню, вместо команды [image] появляется команда [image] для работы с диаграммой. Необходимые команды для работы с элементами диаграммы содержатся и в  контекстном меню.

С помощью соответствующих команд можно изменять тип и вид диаграммы, перемещать и масштабировать диаграмму, размещенную на рабочем листе, добавлять и удалять ряды данных, легенды, заголовки, аннотации, линии сетки и т.д.

Диаграмму можно снабжать аннотациями. Для этого, выделив диаграмму, наберите текст аннотации на клавиатуре и  нажмите ENTER, и текст аннотации появится в области диаграммы. Аннотацию можно разместить в любом месте области диаграммы цепляя и перемещая указателем мыши. Аннотация форматируется как обычный текст.

Устанавливая различные форматы, изменяя различные параметры элементов диаграммы, можно сделать диаграмму более выразительной и привлекательной.


Настройка параметров и печать книг

Команда [image], [image] позволяет настроить параметры страниц и печати. На кладке Страница окна диалога этой команды можно

определить  альбомную или книжную ориентацию страниц книги, уменьшить до 10% или увеличить до 400% от нормальной величины размеры листа для печати, задать размеры бумаги для печатаемого документа, выбрать качество печати и указать нумерацию страниц при печати.

Вкладка Поля позволяет ввести необходимые значения полей страницы, центровать данные на странице между полями, задать расстояния для колонтитулов.

Вкладка Колонтитулы предназначена для создания, редактирования и печати колонтитулов. Верхним колонтитулом называется текст, который печатается на поле  верхней части каждой страницы; нижний колонтитул печатается на поле нижней части страницы. Чтобы на каждой станице автоматически печатался повторяющийся текст - например, номера станиц, заголовок листа, или дата - к листу необходимо добавить верхние и нижние колонтитулы. В документе можно использовать как встроенные колонтитулы, так и колонтитулы, введенные собственноручно.

Вкладка Лист позволяет выбрать диапазон для вывода на печать, порядок печати страниц листа, печать с сеткой, печать заголовков. Заголовки столбцов и строк листа можно печатать на каждой странице документа. Чтобы установить этот параметр, в поле Печатать на каждой странице вводятся номера строк или названия столбцов.

Чтобы увидеть, как сделанные установки влияют на печатаемый документ, как будет выглядеть лист, выведенный на печать, перед печатью следует выбрать команду [image], [image] или нажать кнопку [image] в окне Параметры страницы. Параметры страницы также можно настраивать из окна просмотра. Команда [image],  [image] выводит страницы документа на принтер.


Настройка параметров работы Ехсеl

 Excel можно настроить  согласно своим потребностям. Для изменения основных параметров достаточно выполнить команду [image], [image], открыть необходимые вкладки и установить в них нужные флажки.

Вкладка Общие  позволяет задать шрифт по умолчанию, его размер, количество листов в новой рабочей книге, максимальную длину списка файлов в нижней части меню Файл  в поле рядом с флажком Список ранее открывавшихся файлов, Рабочий каталог, т.е. положение папки, в которой Excel будет искать открываемые файлы и сохранять вновь созданные, Имя пользователя.

Вкладка Правка – установить куда помещать курсор после ввода данных и разрешить или запретить перетаскивание ячеек.

Вкладка Вычисления управляет автоматическим пересчетом данных рабочего листа при изменении значений, позволяет задать максимальное число итераций, относительную погрешность, сохранение значений внешних связей.

Вкладка Вид позволяет задать объекты и управляющие строки для отображения на экране и параметры окна Excel.

Вкладка  Переход позволяет сохранять файл как Книгу Microsoft Excel, как Шаблон, как текстовый файл и т.д. и установить параметры при работе с макросами.

Вкладка Списки предлагает списки для автозаполнения ячеек, можно создавать новые списки или добавлять элементы к существующим .

Вкладка Диаграмма позволяет задать параметры для отображения диаграмм.

      	Вкладка Цвет позволяет изменить цветовое оформление окна Excel.


Настройка панели инструментов

В Excel  имеется несколько встроенных, готовых панелей инструментов. Панели инструментов позволяют упорядочить команды Excel так, чтобы упростить доступ к командам. По умолчанию на экране постоянно находятся панель Главного меню, Стандартная и Форматирование. Кроме встроенных панелей пользователь может сам создавать пользовательские панели инструментов. Команда [image], [image] раскрывает список всех панелей и позволяет скрывать ненужные и отображать необходимые панели на экране.

Панели инструментов можно настраивать: добавлять, изменять и удалять пункты меню и кнопки на панелях, отображать, скрывать и перемещать панели.  Настройка Главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой встроенной панели инструментов. При выходе из Excel изменения, внесенные пользователем, сохраняются в файле настроек панелей инструментов в папке Windows,   и используется по умолчанию при каждом запуске Excel.

Для создания панели инструментов вводится команда  [image], [image], [image]. В окне Настройка на вкладке Панели инструментов нужно щелкнуть кнопку [image]. После ввода имени новой панели инструментов и нажатия кнопки [image] в поле списка панелей появится имя новой панели. На экране появится новая, но пустая панель инструментов.

Добавляются кнопки и пункты меню в существующие и новые панели через вкладку Команды окна диалога Настройки. Панель при этом должна отображаться на экране. Чтобы добавить кнопку, достаточно, выбрав категорию команды, перетащить кнопку нужной команды из области команд окна Настройка на нужную панель, отображаемую на экране Excel. Кнопка [image] позволяет изменять текст и значок любой выделенной кнопки или пункта меню на любой панели.

Созданные панели инструментов могут быть вложены в определенную книгу и использоваться только с этой книгой. Для этого в окне Настройка на вкладке Панели инструментов имеется кнопка [image], после нажатия которой, необходимые панели из поля Панели пользователя копируются в поле Панели книги. Здесь же, ненужные панели вложенные в книгу, можно удалить.

Ненужные панели пользователя можно удалять через вкладку Панели инструментов окна Настройки. Встроенные панели инструментов не удаляются. Кнопка [image] на этой вкладке восстанавливает исходный стандартный вид встроенной панели инструментов.


Список литературы.

1.	Додж М., Кината К. Эффективная работа с Excel 7.0. для Windows 95.С.- П.: Питер, 1997.

2.	Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0 для профессионалов.  М.: Эком, 1996.

3.	Степаненко О.С. Персональный компьютер. Учебный курс. – М.:Издат. Дом “Вильямс”, 1999. – 432 с.: ил.